Od 1. listopada 2024. godine na snazi je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima koji detaljno definira obveze svake tvrtke vezano uz kadrovsku evidenciju, kadrovsku arhivu te evidenciju radnog vremena.
U ranijem članku usporedili smo novi Pravilnik s prethodnim pravilnikom iz 2017. godine te pojasnili koje su promjene i novi zahtjevi za tvrtke istaknuti u novom Pravilniku.
Sada ćemo pojasniti na koji način vam HR Portal, naš produkt za “cloud self-service” ljudske resurse, pomaže i rješava probleme kod ispunjenja tih zahtjeva Pravilnika.
Kadrovska arhiva
Bitan element novog Pravilnika, koji nije bio definiran s prethodnim Pravilnikom iz 2017. godine, je obveza tvrtke da pohrani i čuva sve dokumente na temelju kojih unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima u kadrovskoj evidenciji. Radi se o takozvanoj “kadrovskoj arhivi” koja se nekada čuvala po registratorima u ormaru, dok se u modernim sustavima (poput HR Portala) vodi u elektroničkoj formi. Novi Pravilnik navodi da se kadrovska arhiva treba čuvati u izvorniku ili u preslici, odnosno svaki dokument koji je spremljen u digitalnu kadrovsku arhivu nije potrebno dodatno čuvati na papiru.
Članak 8. novog Pravilnika detaljno navodi što sve spada u kadrovsku arhivu: ugovori o radu i aneksi, razne suglasnosti i izjave zaposlenika, prijave i odjave radnika, dokumenti vezani uz edukacije zaposlenika, platne liste itd…
Nadalje, svaka grupa dokumenata kadrovske arhive u novom Pravilniku ima definirano vrijeme čuvanja koje se razlikuje ovisno o vrsti dokumenta: neki dokumenti moraju se čuvati šest godina od prestanka radnog odnosa zaposlenika, neki 11 godina, neki 40 godina, dok je za određene dokumente propisana obveza trajnog čuvanja. Osim što je potrebno čuvati svaki dokument u minimalno zadanom periodu, obveza je i da se nakon isteka rokova čuvanja svaki dokument obriše ili na drugi način ukloni, kako se navodi u novom Pravilniku.
Ove obveze novog Pravilnika mogu biti vrlo složene za provedbu bez kvalitetne digitalne kadrovske arhive koja omogućava definiranje roka čuvanja za svaku vrstu dokumenta. Zamislite ormar pun registratora s kadrovskom arhivom i potrebu redovitog pregleda svih tih dokumenata kako biste izdvojili one kojima je istekao rok čuvanja od šest ili 11 godina te ih uništili sukladno zahtjevima Pravilnika – to bi mogao biti vrlo mukotrpan posao.
HR Portal sadrži digitalnu kadrovsku arhivu s automatskim podsjetnicima za uklanjanje dokumenata kojima je istekao zadani rok čuvanja, čime značajno olakšava usklađivanje s novim Pravilnikom.
Kadrovska evidencija
Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima uvodi nekoliko novih polja u odnosu na Pravilnik iz 2017. godine, uključujući, između ostalog, radne dozvole za strane radnike. Nova struktura kadrovske evidencije podržana je s verzijom 6.0. HR Portala.
Važno je naglasiti da HR Portal sadrži i kompletnu povijest izmjena svih podataka u kadrovskoj evidenciji zaposlenika.
Novi Pravilnik u članku 4 definira i da se kadrovska evidencija, ako ju vodite elektronički, mora po potrebi moći ispisati radi olakšanog uvida u podatke o radnicima u slučaju kontrole. HR Portal sadržava takvu mogučnost preglednog ispisa kadrovske evidencije zaposlenika.
Evidencija radnog vremena
Slično kao i kadrovska evidencija, evidencija radnog vremena prema novom Pravilniku uključuje nekoliko novih kategorija podataka koje je potrebno evidentirati, poput odsutnosti radnika zbog očinskog dopusta ili vojne obveze. Uz ove propisane elemente, Pravilnik zahtijeva i evidenciju svih vrsta rada koje utječu na obračun plaće, kao što su noćni rad, smjenski rad, rad vikendom, rad praznikom itd.
Nova struktura evidencije radnog vremena podržana je s verzijom 6.0. HR Portala, s preglednim mjesečnim prikazom evidencije radnog vremena za svakog zaposlenika, koja se prilagođava vašem načinu praćenja rada, u bilo kojem od ovih oblika:
- ako samo evidentirate odsustva zaposlenika (bolovanja, godišnji itd..)
- ako operativno pratite stvarna radna vremena svih ili dijela zaposlenika preko mobilne aplikacije ili računala
- ako imate povezane čitače za evidenciju radnog vremena na ulazu u tvrtku
- ako pratite smjenski rad i planiranje smjena
Uvid radnika u evidencije
Pravilnik navodi da zaposlenik mora ima pravo uvida u svoje podatke iz evidencija.
Ovaj zahtjev elegantno rješava HR Portal, gdje HR administrator definira u koje podatke svojih evidencija svaki zaposlenik ima uvid kroz “self-service” pristup, preko web portala ili mobilne aplikacije.
Dojava radnika za promjenu podataka
Svaku promjenu nekog kadrovskog podataka, koju poslodavac unosi na temelju izjave, obavijesti, drugih isprava, dokumenata i sl. zaposlenik je dužan prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od osam dana od dana nastanka promjene. Ovo je citat iz novog Pravilnika.
Kako vam HR Portal može pomoći u ovom procesu? Iako zaposlenik u HR Portalu ne može izravno mijenjati svoje kadrovske podatke, ima uvid u njih te ima mogućnost slanja zahtjeva za izmjenu kadrovskog podatka, koji se smatra i izjavom zaposlenika. Također, zaposlenik može priložiti dokument koji je osnova za izmjenu kadrovskog podatka, a taj dokument će se spremiti u kadrovskoj arhivi zaposlenika.
Zahtjev za izmjenom kadrovskog podatka delegira se HR odjelu koje provodi promjenu te zatvara zahtjev s oznakom da je ispunjen. Na taj način, kroz HR Portal, dobivate kontrolu nad ovim procesom te povijest svih izmjena i izjava bez potrebe za papirologijom.
Zaštita podataka iz evidencija o radnicima
Novi Pravilnik definira obvezu poslodavca da podatke iz evidencije o radnicima zaštiti od neovlaštenog pristupa. Na primjer, ako vodite dokumentaciju kadrovske arhive u papirnatoj formi, u registratorima u ormaru, potrebno je osigurati zaštitu pristupa tim dokumentima. Ako imate formiranu digitalnu kadrovsku arhivu, potrebno je imati definirane uloge (role) pristupa koje kontroliraju ovlaštenja za pristup tim dokumentima.
HR Portal omogućuje detaljno definiranje prava pristupa kadrovskoj arhivi, kadrovskoj evidenciji i evidenciji radnog vremena. Role pristupa unutar HR Portala osiguravaju zaštićenost podataka od neovlaštenog čitanja, izmjene ili brisanja.
Kontrola od strane ovlaštene osobe zakonodavca
Novi Pravilnik sada definira obvezu da se sve evidencije moraju dati na uvid ovlaštenoj osobi zakonodavca u slučaju kontrole, dok prijašnji Pravilnik iz 2017. godine nije sadržava takve stavke. Sam format i izgled evidencija nije zadan u Pravilniku, bitno je da sadrži sve propisane elemente.
Važno je naglasiti da novi Pravilnik navodi kako je sve propisane evidencije potrebno voditi u papirnatom ili u elektroničkom obliku, odnosno ako uvedete elektroničku kadrovsku evidenciju, kadrovsku arhivu i evidenciju radnog vremena kroz HR Portal, nije potrebno paralelno pratiti nikakvu evidenciju na papiru niti ispisivati i arhivirati izvještaje na papiru.
